Smart Working: un nuovo modo di fare business

Introduzione

Secondo uno studio di Forrester Research solo il 13% dei lavoratori su scala globale si sente appagato e soddisfatto del proprio ambiente di lavoro. Tra quelli che si sentono maggiormente coinvolti, quasi il 90% ha la possibilità di scegliere in che luogo e in quale orario lavorare.

Sicuramente l’innovazione tecnologica gioca un ruolo estremamente importante per coinvolgere i propri lavoratori dipendenti, aumentandone cosi il grado di soddisfazione e la produttività.

Di seguito, vedremo più da vicino 5 differenti modi per coinvolgere e incrementare la produttività dei dipendenti tramite lo Smart Working.

Scegliere strumenti che aiuti i lavoratori a collaborare, ovunque si trovino

Secondo sempre ad uno studio di Forrester Research si ritiene che per oltre il 50% dei lavoratori dipendenti un miglioramento della collaborazione tra colleghi determini vantaggi tangibili per i clienti. Così come, ben più dell’85% dei lavoratori ritiene che la corretta e idonea tecnologia sia fondamentale per una collaborazione in termini di efficienza.

Gli strumenti tecnologici forniti dall’azienda devono consentire ai lavoratori dipendenti di connettersi, interagire e collaborare tra loro sia che si trattino di persone interne che esterne. Inoltre, è fondamentale che la condivisione dei documenti di lavoro venga resa possibile e di facile accesso ai dipendenti, unitamente ad una corretta pianificazione delle riunioni online.

Risulta opportuno in questa fase esaminare le esigenze dei collaboratori per capire quali caratteristiche risultino importanti ma che l’azienda non offre.

Condurre una vita equilibrata e mantenere gli impegni presi

Un modo per garantire una vita equilibrata tra vita privata e lavoro è garantire ai propri lavoratori dipendenti il controllo su pianificazione e attività, consentendo a loro stessi di lavorare in remoto o quando sono in viaggio, grazie alla strumentazione messa a disposizione.

Basilare diventa definire norme chiare, coerenti ed eque che permettano al dipendente di essere a conoscenza delle differenti policy.

Per la tua azienda diventa altresì di massima importanza fornire un set di strumenti per il lavoro remoto al fine di garantire la produttività da remoto al pari di quella in ufficio. Le modalità sono diverse in base alle specifiche esigenze dell’azienda, possono essere utilizzati spazi di archiviazione e raccolta dati accessibili, calendari in condivisione, una gamma di piattaforme di comunicazione tra cui rete intranet, videoconferenze e messaggistica istantanea.

Scegliere soluzioni in grado di promuovere processi semplici e fruibili

In fase di definizione e scelta degli strumenti di collaborazione e lavoro remoto per i tuoi dipendenti devi prendere in valutazione se prediligere un mix di applicazioni personalizzate e specializzate per specifici scopi o un set integrato di soluzioni provenienti da un unico fornitore.

Per lo più delle volte, una soluzione integrata che fa capo ad un unico fornitore sembra essere la strada più apprezzata, quasi sempre su scala a lungo termine.

Per questo è utile adottare un approccio estremamente metodico nella definizione degli strumenti. Puoi preparare per i tuoi dipendenti un elenco delle funzionalità relative alla strumentazione da fornire ai tuoi dipendenti.

In aggiunta, vai alla ricerca d soluzioni integrate baste sul cloud e valutarne i vantaggi in maniera tale che i dipendenti dispongano di un’esperienza fruibile, senza dover essere costretti ad accedere e sconnettersi da più applicativi.

Concentrarsi sulla qualità del lavoro

I tempi e i modi di lavorare hanno subito una  vera e propria rivoluzione attraverso la moderna strumentazione basata principalmente sul cloud.

Oggi i dipendenti possono lavorare sullo stesso documento indipendentemente che sia un tablet, uno smartphone o un portatile. La tua azienda dovrà rendere possibile l’accesso ai dispositivi studiati per funzionare bene con le apparecchiature di produttività scelte e permettere al personale di lavorare in modalità offline con la sicurezza che e-mail, calendari e documenti vengano sincronizzati correttamente quando si riconnettono.

Il primo piano d’azione è dare priorità alla mobilità.

In secondo luogo, dare la stessa importanza al lavoro offline e online. Vale a dire che un’applicazione deve essere funzionale in entrambe le due modalità, consentendo ai dipendenti di visualizzare e sincronizzare email, documenti , calendari, archivi.

Creare un clima basato sulla fiducia

Le violazioni dei dati e problemi legati alla sicurezza possono sicuramente incidere sul coinvolgimento e sulle prestazioni lavorative dei dipendenti, minando la fiducia dei dipendenti stessa dell’azienda e togliendo tempo prezioso alle attività produttive.

Risulta necessario per la tua azienda eseguire un controllo della sicurezza dei dati aziendali. Per esempio, puoi chiederti dove sono collocati i dati sensibili aziendali e se vengono effettuati dei backup o in che modo la tua azienda può controllare l’accesso ai dati sensibili o, ancora, in che modo viene garantita la sicurezza dei dati sulle strumentazioni mobile dei lavoratori.

Infine, puoi valutare in modalità separata di gestire i dispositivi.

E’ bene ricordare che quando acquisiti strumentazione da fornire ai tuoi dipendenti, è meglio scegliere quella studiata e progettata per garantire una sicurezza completa, permettendo il miglior funzionamento con gli strumenti di produttività in uso.

Conclusioni

Abbiamo visto come lo Smart Working riservi diversi e molteplici vantaggi in stretta relazione all’efficienza e alla produttività dei lavoratori, conferendo a quest’ultimi una più ampia flessibilità nella gestione degli spazi di lavoro, orari e strumenti da usare, a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Lo Smart Working e i suoi recenti sviluppi nel campo delle PMI rappresentano oggi uno degli strumenti più innovativi per la crescita organizzativa aziendale con, al contempo, una notevole riduzione dei costi di gestione.

Per maggiori approfondimenti sullo Smart Working i nostri Consulenti del Lavoro restano a disposizione per fornire tutti i dettagli relativi allo sviluppo di progetti di Smart Working più adatti alla vostra realtà aziendale.