Qual è il significato della parola Payroll?

Quando cerchiamo di descrivere il significato della parola Payroll, intendiamo l’insieme di una serie di procedure e attività ben più ampie e complesse della sola elaborazione delle buste paga.

Far fronte alla gestione del payroll in azienda può richiedere un alto livello di specializzazione al proprio reparto HR interno per poter gestire tutti gli aspetti retributivi e fiscali del proprio personale dipendente, togliendo così tempo ad aspetti ben più importanti e strategici a livello aziendale.

Come si fa il Payroll e di quali attività si occupa?

Prima di affidarsi ad un’eventuale gestione in outsourcing del payroll, è importante chiarire quali siano tutte le attività di cui si occupa il Payroll.

Come già detto, i servizi di Payroll non riguardano solamente l’elaborazione delle buste paghe ma ricomprendono una moltitudine di attività ben più complesse, ciascuna fondamentale per una corretta e precisa gestione delle risorse umane.

In una prima fase, infatti, l’attività di payroll riguarda la predisposizione di tutta la documentazione necessaria all’assunzione del lavoratore dipendente, come per esempio l’analisi di eventuali agevolazioni per il lavoratore da assumere, la predisposizione della lettera di impegno all’assunzione, la richiesta di nulla-osta al Centro per l’impiego. Sarà, inoltre, necessario creare l’anagrafica dei dati del singolo dipendente all’interno del software paghe utilizzato dallo Studio di Consulenza del lavoro, delegato dall’Azienda all’elaborazione dei cedolini mensili.

A questa prima fase, ne segue un’altra di estrema importanza per il payroll. Si tratta della rilevazione delle presenze, che può essere manuale (principalmente per le aziende di piccole dimensioni) o automatica (per le aziende di medio e grandi dimensioni) attraverso particolari software dedicati che si collegano ai badge dei singoli dipendenti e rilevano la gestione di assenze, straordinari, turni, sostituzioni o ferie. Ovviamente, precisiamo che software di alto livello tecnologico e innovativo sono imprescindibili al giorno d’oggi ma si devono comunque affiancare ad un team payroll specializzato ed esperto in campo di diritto del lavoro, al fine di offrire un servizio sempre più efficace ed incentrato sulla qualità.

Successivamente, troviamo la fase centrale dell’attività del payroll: l’elaborazione delle buste paga.

Si tratta di un’attività particolarmente delicata, questo perché la normativa in materia di lavoro è soggetta a continui aggiornamenti e rivisitazioni dettate dalle esigenze del mercato. Ne consegue che diventa di estrema importanza l’intervento della figura del Payroll Specialist, un professionista con competenze e conoscenze approfondite e specializzate in materia di lavoro.

Che mansioni svolge il Payroll Specialist?

In capo alla figura del Payroll Specialist competono differenti mansioni e attività legate al Payroll. Quelle di maggiore interesse non riguardano solo la sola elaborazione delle buste paga ma anche tutte le attività ad essa collaterali: la predisposizione del modello F24, l’elaborazione degli adempimenti annuali e il loro invio telematico (Autoliquidazione INAIL, Certificazione Unica, Modello 770), il controllo di gestione del costo mensile del lavoro, la verifica della regolarità contributiva, la predisposizione dei contratti di lavoro, le comunicazioni di trasformazione o di cessione agli Enti preposti, così come ogni altro adempimento normativo in materia di lavoro.

Ecco che quindi, la gestione delle risorse umane diventa uno scenario complesso proprio per le sue caratteristiche e ogni minimo errore può arrivare a costituire un potenziale ingente costo per l’azienda, se gestito internamente.

Quali sono i vantaggi per le aziende di esternalizzare la gestione del personale?

Molte delle attività di payroll che abbiamo appena descritto si ripetono di mese in mese. Ecco che quindi esternalizzare il payroll viene incontro a diversi vantaggi per le aziende, vediamo insieme quali sono i principali:

– Riduzione dei costi in assunzione della forza lavoro o di personale da formare per svolgere attività in materia di diritto del lavoro

– Riduzione dei costi in aggiornamento delle licenze sui software impiegati

– Riduzione degli errori grazie alla gestione delle attività da parte dei Payroll Specialist

– Supervisione degli adempimenti da parte dei Consulenti del Lavoro

– Possibilità di dedicare il proprio management aziendale su business più strategici

Esternalizzare i servizi legati all’ambito delle Paghe e della Consulenza del Lavoro diventa quindi una valida soluzione a tutte quelle imprese che vogliono concentrarsi su attività più centrali del loro business aziendale.