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Nel 2026 parlare di indennità di trasferta significa, in realtà, applicare correttamente le regole introdotte dalla Legge di bilancio 2025 e chiarite dall’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. Il punto centrale è questo: per alcune spese sostenute in trasferta, la tracciabilità del pagamento è diventata decisiva sia per la non imponibilità in capo al dipendente, sia per la deducibilità in capo all’impresa e, in determinati casi, anche per il lavoro autonomo.
Per le aziende, quindi, la vera novità 2026 non è tanto una nuova norma, quanto la necessità di gestire con precisione procedure interne, note spese e policy di rimborso, alla luce di un quadro che oggi è molto più chiaro rispetto ai dubbi interpretativi emersi nel 2025.
Che cos’è l’indennità di trasferta
L’indennità di trasferta è il trattamento economico riconosciuto al lavoratore quando svolge temporaneamente la propria attività in un luogo diverso rispetto a quello ordinario di lavoro. Sul piano fiscale, occorre distinguere tra:
- indennità forfetaria di trasferta;
- rimborso analitico delle spese;
- sistema misto, cioè combinazione di indennità e rimborsi.
Per le trasferte fuori dal territorio comunale, il TUIR continua a prevedere le note franchigie giornaliere di 46,48 euro per l’Italia e 77,47 euro per l’estero, ridotte in presenza di vitto o alloggio rimborsati.
Le novità 2026 sull’indennità di trasferta: il punto chiave è la tracciabilità
Il principio da tenere fermo nel 2026 è il seguente: dal 1° gennaio 2025, i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se le relative spese sono sostenute con mezzi di pagamento tracciabili. L’Agenzia delle Entrate lo ha ribadito in modo espresso nella circolare 15/E e nel comunicato di accompagnamento.
Questo significa che, nel 2026, se il dipendente paga in contanti una spesa di vitto, di alloggio o una corsa in taxi/NCC durante una trasferta in Italia, il rimborso può perdere il regime di favore fiscale previsto dalla norma. Per le imprese, la tracciabilità rileva anche sul versante della deducibilità.
Trasferte in Italia e trasferte all’estero: la differenza da non sbagliare
Uno dei chiarimenti più importanti, oggi centrali nella gestione 2026, riguarda il perimetro territoriale. Il D.L. n. 84/2025, entrato in vigore il 18 giugno 2025 e poi convertito in legge, ha limitato l’obbligo di pagamento tracciabile alle spese sostenute per trasferte o missioni effettuate nel territorio dello Stato.
Di conseguenza, per le trasferte all’estero, la mancata tracciabilità non impedisce, di per sé, la non imponibilità del rimborso al dipendente. Questo orientamento è stato ripreso anche dalla prassi ufficiale divulgata dall’Agenzia.
Spese rimborsabili: quali richiedono pagamento tracciabile
Nel nuovo assetto, i riflettori sono puntati soprattutto su queste voci:
1. Vitto e alloggio
Per le trasferte in Italia, il pagamento deve essere tracciabile se si vuole mantenere la non imponibilità del rimborso al dipendente e la deducibilità in capo all’impresa.
2. Taxi e NCC
Rientrano espressamente tra le spese di viaggio e trasporto soggette al requisito della tracciabilità, quando sostenute nel territorio dello Stato.
3. Trasferte comunali e fuori comune
L’Agenzia ha chiarito che, quanto al requisito della tracciabilità, esso va considerato sia per le trasferte all’interno del Comune sia per quelle fuori Comune, fermo restando che il trattamento fiscale delle diverse voci resta distinto.
Trasferta nel Comune: cosa resta imponibile
Per le trasferte svolte all’interno del territorio comunale, occorre fare attenzione a non confondere le regole. In linea generale, i rimborsi di vitto e alloggio nel Comune restano imponibili per il dipendente, mentre le spese di viaggio e trasporto debitamente documentate seguono la disciplina specifica richiamata dall’Agenzia. Anche per queste voci, quando ricadono nell’ambito della nuova previsione, conta la tracciabilità del pagamento.
Pedaggi, parcheggi e auto propria: cosa sapere nel 2026
Tra i chiarimenti più utili per la pratica quotidiana, l’Agenzia ha confermato che restano fuori dall’imponibile i rimborsi delle spese di viaggio debitamente documentate in trasferta, e la prassi di fine 2025 ha ricondotto in questo alveo anche i pedaggi e le spese di parcheggio adeguatamente comprovate. Inoltre, il comunicato dell’Agenzia del 22 dicembre 2025 ha evidenziato che restano fuori dal reddito imponibile anche i rimborsi per l’utilizzo dell’auto privata in trasferta o missione.
Sul piano operativo, nel 2026 questo si traduce in una regola semplice: per il rimborso chilometrico e per le spese accessorie legate all’uso del mezzo proprio, serve una documentazione interna rigorosa, coerente con le regole aziendali e con i criteri fiscali applicabili.
Indennità di trasferta e lavoro autonomo: attenzione anche ai professionisti
La circolare 15/E non riguarda solo dipendenti e imprese. L’Agenzia ha chiarito che, dopo le modifiche intervenute sul reddito di lavoro autonomo, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC sostenute in Italia dal professionista e riaddebitate al committente concorrono alla formazione del reddito se non sono state pagate con strumenti tracciabili. La stessa logica rileva anche ai fini della deducibilità di determinate spese non rimborsate.
Per i professionisti, inoltre, la decorrenza delle nuove regole non è uniforme: la prassi ufficiale distingue tra spese riaddebitate dal 1° gennaio 2025 e altre fattispecie per cui la decorrenza è collegata al 18 giugno 2025, data di entrata in vigore del D.L. 84/2025.
Deducibilità per le imprese: perché il 2026 richiede procedure interne più rigorose
Nel 2026, per le imprese, il tema non è solo fiscale ma anche organizzativo. La normativa e i chiarimenti ufficiali collegano la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, nonché dei relativi rimborsi analitici, al rispetto del requisito della tracciabilità quando le spese sono sostenute in Italia. L’Agenzia ha anche precisato che i rimborsi effettuati nel 2025 per spese sostenute nel 2024 non ricadono nella nuova limitazione.
Per questo motivo, le aziende dovrebbero aggiornare:
le travel policy interne,
le istruzioni ai dipendenti su carte aziendali e note spese,
i controlli documentali prima del rimborso,
le regole dedicate ad amministratori e collaboratori.
La circolare 15/E, infatti, estende l’attenzione anche alle trasferte degli amministratori, in funzione della qualificazione del relativo reddito.