I cedolini paga definiscono tramite prospetto il valore dello stipendio del lavoratore dipendente.

In particolare, il datore di lavoro detiene l’obbligo di trasmettere mensilmente i cedolini paga (in modalità cartacea o digitale) ai propri dipendenti lavoratori, specificando i dati anagrafici dei dipendenti , la loro qualifica professionale, il periodo di paga cui si riferiscono e tutti gli altrio elementi che vanno a costituire la retribuzione complessiva, comprese le trattenute.

Si rileva che nei cedolini paga (detti anche buste paga) deve comparire ed essere presente la firma, il timbro o la sigla del datore di lavoro per cui si presta servizio lavorativo.

Le singole indicazioni presenti sul prospetto paga devono coincidere esattamente a quanto viene riportato sul libro unico del lavoro.

Nei cedolini paga, così come espresso dal Garante della Privacy tramite lettera n. 118 del 10 marzo 2002, il datore di lavoro deve usare voci di trattenuta alternative rispetto a quelle che potrebbero danneggiare la protezione dei dati personali (pignoramento presso terzi).

Qualora i cedolini paga non venissero consegnati al lavoratore dipendente o presentassero inesattezze delle registrazioni in esso contenute, al datore di lavoro possono essere applicate sanzioni amministrative.

Coloro i quali in qualità di datori di lavoro non fossero in grado di effettuare l’elaborazione delle buste paga all’interno della propria struttura, possono esternalizzare il servizio (outsourcing payroll) affidandolo a centro di elaborazione paghe esterni e assistiti da professionisti abilitati.

I cedolini paga possono essere trasmessi dai datori di lavoro anche telematicamente purchè possa essere provata l’avvenuta consegna degli stessi.