Payroll Specialist

La figura responsabile del Payroll Specialist si occupa dell’elaborazione delle buste paga e della gestione del database dei dipendenti lavoratori di un’azienda. In pratica, il Payroll Specialist si occupa principalmente di elaborare le busta paghe e contirbuti e di gestire le informazioni fiscali aziendali.

Di cosa si occupa il Payroll Specialist?

Entrando nello specifico, vediamo quali sono le principali mansioni di un professionista Payroll Specialist. Prima di ogni cosa, è importante fare una distinzione tra i compiti che hanno a che vedere con:

  • la gestione dei rapporti con gli altri dipendenti
  • le relazioni con la dirigenza aziendale
  • la gestione dei dipendenti

Anzitutto, il compito principale di un Payroll Specialist è quello di collaborare con gli altri reparti per migliorare il sistema di gestione degli stipendi. Il reparto HR è una sorta di centro nevralgico dell’azienda poiché da lì transitano tutte le notizie che viaggiano dalla dirigenza ai dipendenti e viceversa.

A livello di comunicazioni:

  • aiuta i dipendenti a comprendere meglio le voci presenti nella loro busta paga ed eventuali cambiamenti che possono verificarsi
  • indirizza e risolve i reclami relativi al sistema di gestione stipendi

A livello organizzativo:

  • compila fogli di calcolo e con l’ausilio di altri software amministrativi si assicura che i dipendenti siano pagati per le ore di lavoro
  • si assicura che le ore lavorate siano corrette, che i controlli siano eseguiti correttamente
  • elabora il libro paga per i dipendenti
  • gestisce la banca dati del personale
  • predispone dati per i contabili, o altri specialisti finanziari, relativi ai periodi di pagamento delle tasse o durante le revisioni finanziarie

I rapporti con la dirigenza

Come si evince, la figura professionale del Payroll Specialist non svolge unicamente funzioni in contatto con i dipendenti, ma ha anche una serie di oneri che riguardano i vertici aziendali. In particolare:

  • gestisce il budget e le spese dell’organizzazione
  • riferisce al supervisore del dipartimento HR riguardo alle attività e ai problemi quotidiani
  • lavora a stretto contatto con gli altri reparti per raggiungere gli obiettivi dell’azienda
  • redige i rapporti destinati ai dipartimenti competenti su buste paga, budget aziendale e spese varie
  • raccoglie i dati temporali e le informazioni sui salari

Quali competenze e requisiti deve avere il Payroll Specialist?

Sebbene un diploma di scuola superiore o equivalente sia il requisito minimo, è preferibile ottenere una laurea in Economia Aziendale o in Management delle Risorse Umane. Infatti, come si è detto in precedenza, le funzioni del Payroll Specialist includono la gestione del budget e delle spese dell’azienda. Inoltre gli eventuali avanzamenti di carriera comprendono ruoli manageriali o di supervisione, quindi se questo è il percorso che si intende seguire, la strada dell’università è quella più caldamente consigliata.

L’identikit perfetto del Payroll Specialist:

  • conoscenza approfondita di leggi e procedure in ambito fiscale e salariale
  • eccellenti capacità comunicative
  • alto livello di alfabetizzazione informatica
  • forti competenze organizzative
  • capacità di problem solving per gestire le questioni che possono sorgere sia con i dipendenti che con i dirigenti

A tutto questo occorre aggiungere le competenze da maturare in azienda sull’utilizzo degli applicativi per la gestione del personale. Come per esempio il software HR solution.

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