Molte aziende prendono la decisione di gestire in outsourcing il reparto payroll, con l’obiettivo di dedicarsi maggiormente ad altri aspetti aziendali più focalizzati sulla qualità dei propri servizi.
Ma di preciso cosa significa la parola payroll nell’ambito della gestione del personale e che cosa riguarda?
La gestione in outsourcing del payroll non è circoscritta alla mera e semplice elaborazione delle paghe ma si compone di una serie di attività con gradi di complessità differenti a seconda delle caratteristiche e delle dimensioni della Società in gestione.
Vediamo insieme tutte le fasi payroll.
Assunzione e inserimento dati anagrafici
La prima fase riguarda l’assunzione e l’inserimento in scheda anagrafica dei dati del lavoratore dipendente.
In questo momento preliminare l’attività payroll riguarda l’elaborazione di tutta la documentistica che serve ai fini dell’assunzione del lavoratore e, successivamente, la creazione della scheda anagrafica del lavoratore dipendente, riguardante i suoi dati anagrafici, la sua mansione e le sue specifiche competenze, così da generare il suo profilo all’interno del programma di rilevazione e gestione presenze.
Rilevazione delle presenze del personale
La rilevazione delle presenze del personale dipendente e la sua relativa gestione è un tema fondamentale in ambito payroll. Questo perchè essere dotati di una piattaforma sempre aggiornata e puntuale aiuta a prevenire il possibile rischio di errori in fase di elaborazione dei cedolini paghe.
Di contro, affidarsi esclusivamente all’importazione automatica dei dati tramite collegamento ai badge dei singoli dipendenti, può comunque essere fonte dell’insorgere di eventuali anomalie legate alla gestione delle assenze, di eventuali straordinari o duppi turni svolti, delle ferie o di sostituzioni.
E’ in questa prima ma delicatissima fase che diventa fondamentale il ruolo del payroll. Solo un team di esperti payroll specialist può evitare il rischio di errori.
Elaborazione buste paga
Per ciò che attiene l’elaborazione delle buste paga, anche detta payroll, è importante che questo tipo di attività venga svolta da un professionista del settore payroll in grado prima di controllare che i compensi applicati siano corretti, per poi procedere con l’effettiva elaborazione dei cedolini e il relativo accredito degli stipendi.
Successivamente, si procede alla predisposizione del modello F24, della denuncia Uniemens e delle altre denunce previdenziali e assistenziali, oltre che alla contabilizzazione dei costi del personale dipendente.
Outsourcing payroll
Le operazioni appena descritte si ripetono tendenzialmente ogni mese.
Di conseguenza, la corretta gestione del personale dipendente prevede in assoluto competenze tecniche in costante aggiornamento, creando non poche difficoltà ai reparti interni HR.
In questo modo la scelta di esternalizzare il servizio di elaborazione paghe e contributi si può rivelare vincente e strategico per moltissime aziende, soprattutto per quelle di medio-grandi dimensioni.
Per scoprire di più sull’esternalizzazione delle attività legate alla gestione del personale, vi segnaliamo il link diretto https://www.studio-borghi.it/costo-elaborazione-buste-paga/